Jak planuję dzień, aby zmaksymalizować produktywność (bez zaniedbywania odpoczynku)

Gdy produktywność szoruje po dnie…

Nie raz siedziałem (albo leżałem) 😉 nad czymś (np. tworzeniem rozdziału kursu) i chciałem, aby dzień już dobiegł końca. Ewidentnie projekt szedł mi, jak krew z nosa. Produktywność szorowała po dnie razem z moją energią do pracy.

Jednak taka sytuacja zdarza się coraz rzadziej. Wstaje rano bez budzika o zaplanowanej porze, wysoce produktywnie i z satysfakcją pracuję przez 5-7 godzin, a wieczorem realizuję się w życiu prywatnym.

Jeżeli natomiast Ty spotykasz się ze: spadkiem energii w pracy, poczuciem, że nic ci się nie chce, samotnością w pracy, brakiem kreatywności, to może się okazać, że ten artykuł będzie dla Ciebie pomocny. Pokaże Ci, co możesz zrobić, żeby zwiększyć energię, produktywność i chęci do pracy w trakcie dnia, bez zaniedbywania odpoczynku (a nawet paradoksalnie – skupiając się na nim).

Dopalacze są skuteczne, ale na krótką metę

Jednak zanim przejdziemy do metody, którą stosuję, porozmawiajmy chwilę o rozwiązaniach zwiększających produktywność, ale tylko w krótkim okresie.

Mam na myśli wszelaki dopalacze. Takim dopalaczem będzie m.in. puszczanie muzyki w trakcie pracy, 3 mocna kawa, czy branie “tabletek”, które krótkoterminową podnoszą nam poziom energii w organizmie i zwiększają produktywność. Wydaje się, że te rozwiązania są tymczasowe, podobnie jak ibuprom, który przyjmujemy w wyjątkowych sytuacjach.

Jednak długofalowo opieranie się na podbijaniu energii (dopaminy) wyżej wspomnianymi rzeczami może spowodować, że kiedy odłączymy nasze dopalacze, zajęcie samo z siebie, przestanie nam sprawiać radość. Mówi o tym Dr. Huberman w odcinku o dopaminie od 103 minuty. Oczywiście to nie jest tak, że wszystkie działania podbijające motywacje (dopaminę) są niekorzystne, jest kilka, które są zdrowe długoterminowo. W artykule o 3 fazach dnia wymieniam 5 z nich.

Jak więc zrobić tak, aby mieć energię niezależnie od pogody i nastroju? Jak zrobić, aby utrzymywać wysoką produktywność i jeszcze posiadać siły na życie prywatne?

Balansowanie czasem w 5 sferach życia

Na energię i produktywność w pracy nie wpływa tylko jakość samej pracy (usunięcie rozproszeń, zażywanie kofeiny), ale także to wszystko, co robimy po pracy.

Nie wiem, czy znacie takie ćwiczenie jak koło życia. Dzieli się taki okrąg na 5 części = 5 sfer życia (widać to na grafice poniżej) i ocenia zadowolenie każdej z nich od 0 do 10. W Akademii Kreowania Nawyków dzielimy takie koło na 5 głównych kategorii i nawet 65 podkategorii, żeby bliższej przyjrzeć się każdej ze sfer.

Jeżeli wyobrazimy sobie ten okrąg jako koło od wozu (gdzie wóz to nasze życie), to gdy w którejś ze sfer np. w relacjach będzie wyrwa (zaznaczona czerwoną strzałką), wtedy tym naszym pojazdem zacznie telepać. Wpłynie to bardzo negatywnie na nasz ogólny komfort życia. Dlatego celem jest utrzymać każdą ze sfer w miarę na równym, wysokim poziomie. Jeżeli w jakiejś z nich jest kryzys to niech ona stanie się Twoim priorytetem do zmiany. Ta niedopilnowana sfera obniża nasze ogólne zadowolenie z życia, a także energie do pracy.

Ten balans pomiędzy 5 sferami pozwala mi wstawać rano bez budzika o dobrej porze, z energią pracować przez 6-8 godzin, a wieczorem cieszyć się pozostałymi sferami życia (ładując akumulatory do pracy na kolejny dzień).

Jeżeli popatrzymy z lotu ptaka, na poniżej zamieszczony wzorcowy plan mojego tygodnia, to nietrudno zauważyć jak wiele czasu poświęcam na przerwy, spacery, spotkania, czy pasje.

Wykonaj prosty audyt, aby sprawdzić, jakie nawyki warto wdrożyć dla zwiększenia Twojej produktywności

Jeżeli chcesz możesz wykonać sobie taki uproszczony audyt: Wypisz w notatniku 5 kategorii: życie zawodowe, relacje, fizyczność, rozrywka, duchowość i psychika. Następnie opisz, w jakim stopniu od 0 do 10 jesteś zadowolony z każdej z tych 5 sfer (wpisując cyfry przy każdej kategorii).

Gdy będziesz czytał dalej artykuł, z moimi wyszczególnionyni nawykami, zwróć szczególną uwagę na opis tej sfery, z której jesteś najmniej zadowolony. Zastanów się, czy wprowadzenie któregoś z nawyków, które Cię u mnie zaintrygowały, mogłoby zwiększyć Twoje zadowolenie u Ciebie z tej najniższej sfery życia.

Jak planuję dzień i tydzień – wprowadzenie

Na początku omówimy sobie życie zawodowe, a potem dopiero: relacje, fizyczność, rozrywka i duchowość. Sfery życia ustawiłem w chronologii od najczęstszego występowania w trakcie dnia do najrzadszego.

Przy każdym działaniu napisałem ile czasu, przeznaczam na nie w obrębie tygodnia. Każdy dzień wygląda trochę inaczej, więc wszystkie założenia czasowe są przybliżone.

Warto wspomnieć, że planuje swój dzień, sugerując się badaniami naukowymi oraz radami światowej klasy ekspertów w dziedzinie dobrego życia i zarządzania czasem. Te osoby to m.in: Call Newport, Andrew Huberman, James Clear, Daniel Goleman czy Jordan Peterson.

Życie zawodowe (max 8h/ dzień)

Planowanie: codziennie ok. 15 minut rano ustalam, czym się dzisiaj będę zajmował. Robię to, patrząc na plan tygodnia. Natomiast w poniedziałek rano przygotowuje plan tygodnia, patrząc na plan kwartalny. Uczę tego systemu w kursie Produktywność Bez Pośpiechu.
Praca głęboka nad projektami (praca w pełnej koncentracji): maksymalnie 4 godziny dziennie. To tworzenie kursów, nanoszenie poprawek, pisanie książek, pisanie newslettera, scenariuszy filmów na YouTube.
1. Rano ustalam ilość godzin pracy głębokiej w zależności od energii w danym dniu: Jeżeli czuje, że ok. 11:00 jestem jeszcze gotowy do pracy to robię 4. godzinę pracy głębokiej (4 godziny pracy w pełnej koncentracji to maksymalna ilość na dany dzień, pisze o tym Cal Newport na str. 177 w książce Praca Głęboko podpierając się badaniami naukowymi). Jeżeli po 3h pracy jestem już zmęczony, to robię przerwę na lunch i ustalam jeszcze 1h pracy głębokiej w godzinach popołudniowych po lunchu.
Administracja: ok. 30 – 60 min dziennie. To gaszenie pożarów. Odpowiadanie na nagłe prośby, email, faktury, płatności, telefony. To wszystko, co w standardzie może odciągać od pracy głębokiej. Wszystkie te mniejsze sprawy przeznaczam właśnie na ten czas.
Spotkania ze współpracownikami: ok 1h – 3h / tydzień. Spotkanie z osobą, z którą współtworzę projekt (np. z agentem od spraw marketingu, korektorem moich tekstów czy klientem)
Społeczność: ok. 30 minut dziennie. Odpowiadam na wiadomości, pytania, komentarze do produktów.
Rozwój: ok. 1 godzina dziennie. Książki, kursy, filmy, tutoriale, podcasty. Wszystko, co pomaga mi się rozwinąć i nauczyć czegoś nowego. Często przy tym notuje.
Sprzątanie miejsca pracy: ok. 5-15 min / dzień. Na zakończenie pracy sprzątam biurko i podsumowuje dzień podsumowując to, czego nauczyłem się o planowaniu. Zadaje sobie 2 pytania:
1. Co było dobre (co pomogło mi wytrwać w planie na dzień)?
2. Co jest do poprawy (co i jak mogę zrobić lepiej na 2. raz)?

Nie siadam w miejscu pracy po 17.00, żeby umysł i ciało nie wchodziło ponownie w tryb intensywnej pracy skupienia, gdyż w tym momencie zaczyna czas na życie prywatne.

Duchowość i psychika

Nauka. Wchłanianie materiałów niezwiązanych z pracą ok. 30-60 min / dzień. Czytanie lub oglądanie m.in.: o branży kosmicznej czy geopolityce.
Wdzięczność. Ok. 2-5 min / dzień. Wieczorem śledzę cały dzień (godzina po godzinie), szukając sytuacji z dnia, za które jestem wdzięczny. Np. o 8:00 udało mi się na czas zabrać do pracy, o 11.00 byłem po udanych porannych sesjach pracy, o 12.00 zadzwoniła do mnie narzeczona, (pokazując mi w ten sposób, że jestem dla niej ważny). Później o 13.00 zjadłem pyszną zupę i tak dalej…
Analiza błędów i lekcji. Ok. 5-10 min na koniec dnia w łóżku zastanawiam się, czy coś w moim działaniu w trakcie dnia było raniące dla innych, gdzie popełniłem błąd. Jak może zadziałać lepiej na drugi raz?
Słuchanie konferencji religijnych / uczęszczanie na spotkania formacyjne. Ok. 1-2 godziny tygodniowo w piątki i w niedzielę.
Uczęszczanie na nabożeństwa. Ok 1h / tydzień

Rozrywka

Bilard – ok. 60 min / tydzień. Chodzi o uruchomienie elementu rywalizacji (od dziecka lubiłem, dlatego też to mam w planie tygodnia)
Rzutki – 5 min / dzień
Oglądanie YouTube – ok. 15-30 min / dzień
Słuchanie muzyki – min. 30 min / dzień.
- Słucham często w przerwach pomiędzy pracą (jeśli mam niską energię).
- Słucham często po pracy wieczorem, wsłuchując się w jakąś linię melodyczną.
Taniec Lindy Hop – średnio 1h / tydzień. Jest to taniec podobny do swingu. Tańczę na warsztatach albo potańcówkach.

Relacje

Wszystkie spotkania dotyczące życia prywatnego staram się umawiać po godz. 17:00. Dotyczy to partnerki czy znajomych.

Partnerka. Różne działania / rozmowy – ok. 2h / dzień. Jeżeli nie spotykamy się, to zazwyczaj rozmawiamy przez tel. min. 15 min m.in. o tym “jak minął dzień? oraz “co ważnego dzieje się jutro”.
Spotkania ze (wspólnotą) (2x tydzień po ok 2 h)
Spotkania ze znajomymi (1 na 1) – (2h minimum raz w tygodniu: biliard / gadka szmatka). W Trello mam listę przyjaciół i w weekend proponuję konkretne daty wieczorne (po pracy), aby się umówić na spotkanie z bliską mi osobą.

Wskazówka: Zbadaj czy spotkania dodają Ci energię, czy zabierają

Weźmy sobie taki przykład: Gość zaczyna rano malować i nagle orientuje się, że maluje 16 godzin. Dzień w dzień przez 10 lat. I to jest dobrze czy źle, że nie robił nic poza pracą? Wydaje się, że wypalenie jest nieuniknione…

Ale czy zmieniłbyś zdanie jeżeli powiedziałbym, że ten gość to Michał Anioł? Prawdopodobnie tych wszystkich wybitnych, których pamiętamy, to prawie każdy wysłałby dzisiaj do psychoterapeuty, ale czy potrzebnie?

Bo może się okazać, że ktoś z was jest geniuszem. Może nie potrzebujesz takiego balansowania pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym? Może tak być! Dlatego tak ważne jest badać, co nam daje energię, a co nam ją wypompowuje.

Fizyczność

Jako że fizyczność ma duży wpływ na produktywność w trakcie dnia, bardziej szczegółowo opisałem tę sferę dzieląc ją na kilka podkategorii jak: ruch, sen, jedzenie czy napoje.

Ruch

Sport. ok 2-3 h / tydzień w postaci tenisa stołowego (gram w IV lidze amatorskiej – przednia zabawa!) 😉
Chodzenie w przerwach pomiędzy 50-minutowymi sesjami pracy. Co 1 pomodoro (czyli 50 min pracy) chodzę po biurze, aby się rozruszać. Często łączę to z tańcem, sprzątaniem, zmywaniem naczyń czy rozmową przez telefon.
Spacer poza biurem / mieszkaniem. (w sumie ok 1h / dzień). Umysł jest jak pralka. Dopiero jak ją zamkniesz z rzeczami w środku, to jest skuteczna. Ale trzeba ją zostawić na jakiś czas w spokoju, aby przemieliła i wypluła. Dlatego organizuje w trakcie dnia przestrzeń na chodzenie z tym, co wrzuciłem do umysłu. Najlepszy dla mnie jest spacer. Większość spacerów staram się spędzać z własnymi myślami, lub obserwując rzeczywistość. (Bez słuchawek: czyli bez audiobooków, webinarów i rozmów z innymi).
- 30 min około lunchu (chodzę na posiłek w bardziej odległe miejsce, aby przy okazji sobie spacerować). Obserwuje rzeczywistość albo rozmyślam nad projektem, nad którym obecnie pracuje.
- 30 min wieczorem, po pracy (często to łączę z dojściem gdzieś na piechotę). Przełączam się na życie po pracy. Czasami mi jeszcze nie wychodzi, aby nie myśleć o pracy podczas spaceru po pracy, ale pracuję nad tym.
Wietrzenie. Wietrzę rano i wieczorem, żeby wpuścić tlen do pomieszczenia. Daje to lepszą koncentrację w pracy oraz lepszy sen.
Naturalne światło: Jeżeli mam możliwość, wychodzę z rana do naturalnego światła, żeby załapać trochę promieni słonecznych. Staram się, żeby światło padało na skórę (za zaleceniami Dr. Hubermana) – przez szybę się nie liczy.

Sen

Czas: min. 7 godzin na dobę.
Regularny sen. Zasypianie koło 23.30 i wstawanie ok. 7.00 rano minimum 5/6 dni w tygodniu. Od kilku lat nie używam budzika (wstaje gdy organizm się naturalnie obudzi). Sensownie o tym pisze psychoterapeuta J. Peterson w swojej książce “12 zasad życiowych” Str. 54. Z tego powodu zawsze zaraz na początku współpracy pytam moich pacjentów o ich sen. Czy budzą się codziennie rano o godzinie mniej więcej takiej, o jakiej budzi się większość ludzi, i czy każdego dnia jest to mniej więcej ta sama godzina? Jeżeli odpowiedź brzmi: „nie”, moim pierwszym zaleceniem jest poprawa tego stanu rzeczy.
Nie pracuję 2 godziny przed zaśnięciem. Nie sprawdzam maili, nie myśl o projektach. Zostawiam pracę w spokoju.
Ekrany: min. 1 godzina przed zaśnięciem – nie używam ekranów (ze względu na niebieskie światło). W zamian za to czytam książki (niewymagające notowania) np. biografie, książki o relacjach czy o duchowości. Czasami słucham czegoś o świecie (niezwiązanego z pracą).
Światło z lamp: Od zachodu słońca staram się mieć już światła nocne (nie świecić lampami sufitowymi). Gdy światło dobiega z sufitu, organizm nie ma informacji o kończącym się dniu. Jeżeli mam możliwość, wychodzę na spacer na zachód słońca.

Napoje

Woda / herbata z rana. Dbam także o systematycznie nawadnianie w trakcie dnia, żeby było wypite te 1-1,5 litra płynów dziennie. Tutaj wchodzi w grę herbata, woda, kawa, soki rozcieńczone z wodą zazwyczaj w stosunku 1 (soku) do 3 (wody).
Kawka najczęściej ok 2h po wstaniu. Opóźniam picie kawy w celu zmniejszenia spadku energii w okolicy południa. To jedyna pora, gdy piję kawkę. Sypię do ekspresu tylko jedną łyżeczkę zmielonej kawy (więcej energii nie potrzebuje) i trzymam się tego. Nie chce też uzależnić się od kofeiny, więc ograniczam ilość. Absolutnie nie pije kawy po pracy, gdyż nauczyłem się, że po niej gorzej mi jest spać. Gdy wieczorem mam ochotę na kawkę, piję zbożową. Nie ma ona kofeiny, więc jest neutralna przed kątem snu.
Alkohol – Nie piję częściej niż 2 razy w tygodniu. Delektuję się tylko podczas szczególnych okazji (np. spotkania ze znajomymi). Jeżeli już do tego dochodzi, spożywam bardzo małe ilości (jedno piwo lub 1 kieliszek wina), które nie wpływają na jakość snu czy koncentracji w jutrzejszym dniu pracy.

Jedzenie

Śniadanie: 1-2h po wstaniu. Akceptuję przez pewien czas uczucie głodu. Wytwarza się wtedy adrenalina, którą o trochę wzmacnia moją koncentrację. W ten sposób łatwiej mi zadbać o fasting czyli post (12h+ bez jedzenia).
Obiad – pierwsze danie – Porządna zdrowa zupa na lunch. Rozdzielam obiad na pierwsze i drugie, aby się nie przejadać.
Obiad – drugie danie – Zdrowy gotowany posiłek po 3-4 godzinach od lunchu. Ze źródłem białka (mięso/ryba)
Kolacja wieczorem (staram się nie jeść już ok 2h przed snem)
Staram się praktycznie nie jeść słodyczy (sztucznego cukru). Ewentualnie jako przekąski wcinam:
- suszone owoce (śliwki, morele)
- orzechy w czekoladzie

Podsumowanie: Bez odpoczynku nie ma pracy

Staram się planować i prowadzić życie zbilansowane, bo tylko tak jestem w stanie pracować wysoce produktywnie. Inaczej bym się wypalił na 100%, bo gdy przez dłuższy czas zaniedbuje jakąś sferę życia, czuje od razu oznaki zmęczenia w pracy!

Odpoczynek jest równie ważny jak intensywna praca. To drugie niemożliwe jest bez tego pierwszego. Ten pierwszy jest jak najbardziej zasłużony po dłuższej sesji tego drugiego. W skrócie można powiedzieć, że ⅓ dnia przypada na sen, kolejne ⅓ dnia przypada na życie zawodowe, a ostatnia ⅓ dnia przypada na pozostałe sfery.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, czym się m.in. kierowałem w ustalaniu planu (w kontekście naszych uwarunkowań biologicznych), możesz przeczytać o tym więcej w artykule o 3 fazach dnia.

Czy będzie łatwo?

Nie sądzę. Przez ostatnie 2 lata kosztowało mnie to wiele pracy, żeby doprowadzić swoje nawyki do takiego stanu rzeczy, który przeczytaliście w tym artykule. To ciągłe usprawnienia i projekt na całe życie ;). Zamieszczam poniżej listę 24 najtrudniejszych nawyków, które budowałem technologią Akademii Kreowania Nawyków. Jedne poszły dość szybko, a niektóre wdrażałem na trwałe nawet kilka miesięcy!

To te nawyki mają największy wpływ na moją wysoką produktywność i radość z życia prywatnego.

Teraz Twoja kolej

Dlatego, tak jak już wspominałem wcześniej, możesz się zatroszczyć o tę sferę, którą oceniasz najniższej (np. inspirując się działaniami wykonywanymi przeze mnie), gdyż ich stan, wpływa pośrednio na Twoją produktywność i zadowolenie z tego co robisz! Jeżeli będziesz miał problem ze wdrożeniem nawyku możesz skorzystać z 30 min. bezpłatnego warsztatu pt. „Prosta 8-krokowa metoda na budowanie trwałych nawyków” i poczujesz efekty już od następnego dnia.